Zugesichert: Deutschland. Gespeichert: EU.
Microsoft hat im September angekündigt, dass sich für Mandanten in Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden und der Schweiz etwas ändert. Bisher sichern die Produktbestimmungen zu, dass Postfächer, SharePoint, OneDrive, Teams-Chats und Copilot-Inhalte im jeweiligen Land liegen. Ab dem 14. Dezember 2026 darf Microsoft diese Daten auch irgendwo in der EU speichern. Es sei denn, man widerspricht vorher.
Widersprechen heißt: einen Schalter umlegen. Das kostet eine Minute. Wer dabei genau hinsieht, stößt allerdings auf eine Frage, die älter ist als der Schalter.
Wo der Schalter liegt
Im Microsoft 365 Admin Center unter Einstellungen → Organisationseinstellungen → Organisationsprofil → Datenspeicherort. Dort steht eine Tabelle mit drei Spalten: Dienst, aktuelle Geografie, zugesicherte Geografie. Darunter, bei den Verpflichtungen, der Schalter. Ändern darf ihn nur ein globaler Administrator.
- Ein: Die Daten bleiben im Land.
- Aus: Microsoft darf sie innerhalb der EU-Datengrenze verteilen.
Für neue Mandanten steht er auf Aus. Bei älteren hängt es vom Einzelfall ab, Microsoft verweist dafür auf das Message Center. Also nicht darauf verlassen, sondern nachsehen.
Wer bis zum 14. Dezember nichts tut und auf Aus bleibt, bei dem darf der Umzug beginnen. Wer den Schalter später wieder einschaltet, wartet laut Microsoft rund sechs Monate, bis die Daten zurück sind.
Die zweite Spalte
Der Schalter ist die offensichtliche Hälfte. Die andere steht eine Zeile darüber.
In der Spalte Zugesicherte Geografie steht bei einem deutschen Mandanten Germany. In der Spalte Aktuelle Geografie kann trotzdem European Union/EFTA stehen, in jeder Zeile. Dazu ein Satz, den man leicht überliest: Der Mandant habe das Vorgänger-Verschiebeprogramm nicht abonniert, bis zur Datenmigration könnten tatsächliche und festgelegte Geografie abweichen.
Dahinter steckt Folgendes. Als Microsoft die deutschen Rechenzentren eröffnete, konnten bestehende Mandanten sich für einen Umzug dorthin anmelden. Wer das nicht getan hat, hat seitdem eine Zusicherung „Deutschland" in der Tabelle, und die Daten liegen in der EU.
Nach Microsofts eigener Dokumentation ist das kein Anzeigefehler. Die Zusicherung aus den Produktbestimmungen enthält keinen Umzug. Wer die Daten tatsächlich in Deutschland haben will und das damalige Programm verpasst hat, braucht dafür heute kostenpflichtige Lizenzen für Advanced Data Residency.
Die zugesicherte Geografie sagt, wo die Daten liegen sollen. Die aktuelle Geografie sagt, wo sie liegen. Nachsehen sollte man in beiden Spalten.
Was der Schalter nicht ändert
Die EU-Datengrenze bleibt in jedem Fall bestehen. Wer den Schalter auf Aus lässt, bekommt Daten in der EU, nicht in den USA. Es geht nur um die Frage „Deutschland oder EU", nicht um „EU oder nicht".
Der Schalter betrifft nur Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams und Copilot. Dienste wie Exchange Online Protection oder Viva Connections sind ohnehin nur für die EU zugesichert.
Und der 14. Dezember ist kein Stichtag, an dem alles auf einmal umzieht. Ab dann darf Microsoft verschieben, nicht muss.
Was wir jedem Admin raten
- Vor dem 14. Dezember nachsehen. Nicht nur den Schalter, sondern beide Spalten der Tabelle.
- Klären, ob es eine Vorgabe gibt. Steht in einem Vertrag, einer Datenschutzfolgenabschätzung oder einer Kundenzusage „Speicherung in Deutschland"? Dann gehört der Schalter auf Ein, und zwar vorher. Danach kostet der Weg zurück ein halbes Jahr.
- Stimmen die Spalten nicht überein, ist Ein allein nicht genug. Dann liegt die Zusage auf dem Papier, die Daten liegen woanders, und daran ändert der Schalter nichts. Ob das reicht oder ob es ein Umzug sein muss, ist dann eine Frage an die eigene Datenschutzbeauftragte, nicht an Microsoft.
Zum Nachlesen: Microsofts Übersicht zur Datenresidenz nach Produktbestimmungen und die Erklärung der Datenspeicherort-Tabelle , dort vor allem der Abschnitt zu Abweichungen zwischen aktueller und zugesicherter Geografie.