Dokumentation on TRUE IT STORIES

Das Betriebswissen stand nur in den Köpfen

Sun, 04 Oct 2026 00:00:00 +0200

Am Ende einer Bestandsaufnahme vor Kurzem stand eine einfache Frage: Wenn morgen jemand Neues anfängt und übermorgen fällt ein wichtiger Dienst aus, kommt diese Person zurecht?

Die ehrliche Antwort war Nein. Nicht, weil die Technik so kompliziert war. Sondern weil fast nichts davon aufgeschrieben war.

Was wir gesehen haben

Die Umgebung lief. Die Kollegen, die schon länger dabei waren, kannten sie gut. Sie wussten, welche VM wovon abhängt, welcher Dienst wo doppelt läuft und was man im Störfall umschalten muss. Einiges wusste nur noch der frühere Dienstleister.

Die Dokumentation, die nie fertig wird

Sun, 04 Oct 2026 00:00:00 +0200

Bei einer Bestandsaufnahme vor Kurzem fanden wir eine Verkabelungsdokumentation. Angefangen beim Aufbau, nie fertig geworden. Ob das, was drinsteht, noch stimmt, konnte niemand sagen.

Das ist kein Einzelfall. Das ist der Normalfall.

Wie Dokumentation liegen bleibt

Im Projektplan steht sie ganz unten. „Dokumentation“ als letzter Punkt, nach dem Aufbau, nach dem Test, nach der Inbetriebnahme. Wenn es so weit ist, ist das Budget verbraucht und die Zeit auch. Das System läuft, das nächste Projekt wartet. Die Doku wird auf später verschoben.

Drei Werkzeuge, drei Aufgaben

Sun, 04 Oct 2026 00:00:00 +0200

Eine Dokumentation gab es. Sie war in Nautobot angefangen, nicht fertig, aber immerhin. Bei einer Bestandsaufnahme vor Kurzem blieben trotzdem viele Fragen offen, die niemand beantworten konnte.

Was macht dieses Gerät da im Schrank? Wo steht der Host, der in der Liste auftaucht? Wer bei welchem Dienstleister hat eigentlich Zugang? Wie ist das hier verkabelt?

Keine dieser Antworten stand in Nautobot. Und das lag nicht nur daran, dass die Doku unfertig war.

Eine Pflegestelle, und die Tickets kommen von selbst

Sun, 04 Oct 2026 00:00:00 +0200

Kundenserver müssen regelmäßig gewartet, neu gestartet und geprüft werden. Bei uns hing das lange an dem, woran es überall hängt: am Gedächtnis, an Kalendereinträgen, an Zuruf, an einem halbfertigen Ablauf in Power Automate. Die Folge war die übliche. Wartungen wurden vergessen, Healthchecks liefen unregelmäßig, und wer gerade im Urlaub war, hatte die Liste im Kopf mitgenommen.

Die Lösung war keine neue Liste. Es gab schon zu viele.

Eine Pflegestelle

Wir dokumentieren unsere Kunden in Hudu . Dort steht jeder Server als Asset, mit Rolle, Standort, Zugängen, Notizen. Der Grundgedanke war: Wenn das ohnehin die Stelle ist, an der ein Server beschrieben wird, dann gehört auch dorthin, wie oft er gewartet wird.

Neubau, trotzdem Kabelsalat

Sun, 04 Oct 2026 00:00:00 +0200

Ein Neubau ist die eine Gelegenheit, alles richtig zu machen. Neue Räume, neue Schränke, ein Farbkonzept für die Kabel liegt sogar schriftlich vor. Bei einer Bestandsaufnahme vor Kurzem haben wir trotzdem die Rückseite der Serverschränke geöffnet und erst einmal nichts gesagt.

Was wir gesehen haben

Keine Kabelführung. Strom, Kupfer und Glasfaser lagen ungeordnet durcheinander, nichts war beschriftet.
Testkabel im Produktivbetrieb. Das Farbkonzept sah eine Farbe ausdrücklich für Testkabel vor. Genau diese Farbe steckte in produktiven Verbindungen.
Gemischte Glasfaser. Zwei verschiedene Faserklassen nebeneinander, ohne erkennbares Konzept.
Offene Glasfaser-Ports ohne Staubkappen.
Aufgerollte Kabel auf den Servern. Patch- und Glasfaserkabel lagen lose obenauf. Ein Server lässt sich so nicht aus dem Rack ziehen, ohne vorher Kabel zu lösen.
Im Etagenverteiler waren die Patchkabel viel zu lang, hingen aus dem Schrank, und die Tür ließ sich nicht mehr schließen.

Und dann der Kontrast: Andere Schränke im selben Haus waren sauber gebaut, beschriftet und dokumentiert. Es ging also. Nur nicht überall.