700 Mails, die keiner liest
TL;DR
- 2.350 ungelesene Monitoring-Mails in fünf Tagen, an einem Tag allein 700. Sie landen per Regel in einem Ordner, und dort bleiben sie.
- Das Monitoring ist nicht kaputt. Es meldet, was die Voreinstellungen vorgeben. Die hat nur nie jemand angepasst.
- Mails nur für Alarme, bei denen jemand handeln muss. Alles andere gehört in den Bericht, nicht ins Postfach.
Am 16. Oktober bin ich in eine Verteilergruppe aufgenommen worden, die die Alarme von Veeam ONE bekommt. Die erste Mail kam noch am selben Tag. Fünf Tage später sah mein Postfach so aus:
2.350 ungelesene Mails im Ordner „VeeamOne“. Im Schnitt rund 470 am Tag, an einem Tag waren es 700.
Die Mails, die schon immer da waren
Die anderen in der Gruppe bekommen diese Mails schon länger. Bei ihnen landen sie per Regel in einem eigenen Ordner, und der wird nicht geöffnet. Fragt man nach, kommt die Antwort, die man in jedem Unternehmen hört: Die waren schon immer da.
Das ist die eigentliche Bruchstelle. Niemand hat entschieden, die Alarme zu ignorieren. Es ist einfach passiert, Mail für Mail. Irgendwann war klar, dass im Ordner nichts steht, was man lesen müsste. Und ab da liest auch niemand mehr die eine Mail, in der doch etwas steht.
Wie das ausgeht, haben wir in Das Update kam aus dem echten Repository beschrieben. Dort lag die Warnung im selben Postfach wie Dutzende gleich aussehende Benachrichtigungen, und genau deshalb ist sie nicht aufgefallen.
Warum so viele
Veeam ONE bringt eine lange Liste vordefinierter Alarme mit. Per Voreinstellung verschickt es eine Mail, wenn ein Alarm auslöst, wenn er auf Fehler oder Warnung wechselt und wenn er wieder aufgelöst ist. Ein einziger Alarm, der den Tag über kippt und sich wieder fängt, erzeugt so mehrere Mails. Bei vielen Objekten und vielen Alarmen kommen schnell Hunderte zusammen.
Das ist kein Fehler der Software. Die Standardwerte sind ein Angebot für den ersten Tag. Gedacht sind sie dafür, angepasst zu werden. Wenn das nie passiert, meldet das Monitoring alles, was wichtig erscheinen könnte, statt nur das, was wichtig ist.
Was man dagegen tut
Was in diesem Fall angepasst wird, steht noch aus. So gehen wir an so etwas heran:
- Eine Woche lang zählen, welche Alarme die Mails erzeugen. Meist sind es wenige Alarme, die den Großteil ausmachen.
- Für jeden dieser Alarme fragen: Muss deswegen jemand etwas tun? Wenn nicht, wird er umgestellt oder bekommt keine Mail mehr. In Veeam ONE hat jeder Alarm eigene Einstellungen für die Benachrichtigung, auch für den Schweregrad, ab dem gemailt wird.
- Entwarnungen abschalten, wenn sie niemand braucht. Veeam ONE hat dafür eine eigene Einstellung: keine Mail, wenn ein Alarm wieder im Normalbereich ist.
- Geplante Last ausklammern. Für Zeiträume wie das Backup-Fenster lassen sich Alarme unterdrücken, statt jede Nacht dieselben Warnungen zu verschicken. Beschrieben ist das in Suppressing Alarms .
- Keine Regel, die Monitoring-Mails ungelesen wegsortiert. Wer so eine Regel braucht, hat kein Mailproblem, sondern ein Monitoringproblem.
Das Ziel ist eine Handvoll Mails am Tag, und jede davon wird gelesen. Was nicht eilt, steht im Bericht.
Was wir daraus mitnehmen
Monitoring soll melden, wenn etwas wichtig ist. Nicht, wenn etwas wichtig erscheint, weil die Voreinstellungen nie jemand angefasst hat. Ein Ordner mit 2.350 ungelesenen Alarmen ist kein Monitoring mehr. Es ist ein Archiv, das niemand durchsucht.
Wer bei sich nachsehen will: Wie viele Mails schickt euer Monitoring am Tag, und wie viele davon hat jemand in der letzten Woche geöffnet?