Eine Adresse für alle beim Kunden — und trotzdem kein Spam
Es ist Mittwochabend, 17:40 Uhr. Morgen früh um sechs beginnt ein Wartungsfenster, das die Anmeldung aller Mitarbeiter eines Kunden für zwanzig Minuten unterbricht. Alle sollen das wissen. Alle — nicht nur die drei Leute, deren Adressen ich auswendig kenne.
Ich habe das über die Jahre auf mehrere Arten gelöst, und keine davon war gut.
Die drei schlechten Lösungen
Die Adressen zusammensuchen. Man öffnet das Adressbuch, markiert alle Personen, hofft, dass niemand fehlt, und schickt. Beim nächsten Mal fehlen zwei neue Kollegen, und ein Ausgeschiedener bekommt weiter jede Mail. Nach dem dritten Mal pflegt man eine private Liste — die ist nach einem halben Jahr falsch.
Jemanden beim Kunden bitten, es weiterzuleiten. Funktioniert, solange diese Person erreichbar ist — um 17:40 Uhr oft nicht, und die Nachricht kommt dann verspätet und in fremder Formulierung an.
Eine normale Verteilerliste anlegen. Der naheliegende Schritt, mit zwei Haken. Erstens pflegt in der Praxis niemand zuverlässig die Mitglieder. Zweitens muss man entscheiden, wer schreiben darf: nur intern, dann komme ich als Dienstleister nicht durch — oder jeder, dann ist die Adresse nach drei Wochen in einer Spam-Datenbank, und fünfzig Postfächer bekommen den Müll gleichzeitig.
Was ich stattdessen mache
Bei jedem Kunden gibt es genau eine Adresse: alle@kunde.de. Sie erreicht jeden Mitarbeiter mit einem Postfach — mit drei Eigenschaften, die eine normale Verteilerliste nicht hat.
Sie ist wartungsfrei. Die Mitglieder werden nicht eingetragen, sondern per Regel ermittelt: alle Benutzerpostfächer abzüglich Technik- und Testkonten. Ein neuer Mitarbeiter ist mit dem Anlegen seines Postfachs automatisch drin, ein Ausgeschiedener mit dem Löschen raus. Funktionspostfächer wie info@ oder rechnungen@ sind nie enthalten. Niemand muss diese Liste anfassen.
Sie ist geschützt. Schreiben dürfen genau zwei Gruppen: die Mitarbeiter des Kunden — jeder darf seine Kollegen informieren — und wir als IT-Dienstleister von unserer Domain. Jeder andere externe Absender bekommt seine Mail mit klarer Begründung zurück: Diese Adresse akzeptiert nur Nachrichten interner Absender sowie des IT-Dienstleisters. Ihre Nachricht wurde nicht zugestellt. Kein stilles Verschlucken, keine Zustellung an fünfzig Leute.
Sie ist bei jedem Kunden gleich. Gleicher Name, gleiches Setup, gleiches Runbook. Ich muss mir nichts merken. Um 17:40 Uhr schreibe ich an alle@kunde.de, und die Sache ist erledigt.
Warum das nicht selbstverständlich ist
Man könnte meinen, das sei in Microsoft 365 ein Häkchen — ist es nicht. Exchange Online kennt an einer Verteilergruppe nur zwei Zustände: „nur interne Absender" oder „jeder darf senden". Eine Freigabe für einzelne externe Domains gibt es an der Gruppe selbst nicht.
Der Weg führt über zwei Bausteine: eine dynamische Verteilerliste, die ihre Mitglieder selbst ermittelt, und eine Transportregel, die alles abweist, was nicht aus dem Unternehmen oder von einer freigegebenen Domain kommt. Wie das im Detail geht, steht in alle@ in Exchange Online einrichten — und was mich dabei fast erwischt hätte, in Fünf Dinge, die mich beim alle@-Verteiler fast erwischt hätten .
Was es kostet
Einmal etwa dreißig Minuten pro Kunde, inklusive Test — danach nichts mehr. Ich habe seitdem keine Empfängerliste mehr zusammengesucht und niemanden mehr gebeten, etwas weiterzuleiten.
Die Umsetzung Schritt für Schritt steht in alle@ in Exchange Online einrichten . Die Stolpersteine dabei beschreibt Fünf Dinge, die mich beim alle@-Verteiler fast erwischt hätten .