Die Dokumentation, die nie fertig wird
Bei einer Bestandsaufnahme vor Kurzem fanden wir eine Verkabelungsdokumentation. Angefangen beim Aufbau, nie fertig geworden. Ob das, was drinsteht, noch stimmt, konnte niemand sagen.
Das ist kein Einzelfall. Das ist der Normalfall.
Wie Dokumentation liegen bleibt
Im Projektplan steht sie ganz unten. „Dokumentation“ als letzter Punkt, nach dem Aufbau, nach dem Test, nach der Inbetriebnahme. Wenn es so weit ist, ist das Budget verbraucht und die Zeit auch. Das System läuft, das nächste Projekt wartet. Die Doku wird auf später verschoben.
Später kommt nicht. Und wenn doch, erinnert sich keiner mehr genau, warum etwas so gebaut wurde. Dann wird aus dem Gedächtnis aufgeschrieben, und das Ergebnis ist eine Doku, der niemand traut. Wie im Beispiel oben.
Was wir stattdessen machen
Der Grundsatz ist einfach: Jeder Umsetzungsschritt liefert seine Dokumentation mit. Nicht am Ende des Projekts, sondern am Ende jedes Schritts.
Wer das Netz eines Bereichs neu ordnet, dokumentiert das Netz dieses Bereichs. Wer die Datensicherung aufbaut, schreibt auf, wie sie läuft und wie man zurücksichert. Wer Zugänge umstellt, hält fest, wer jetzt welchen hat. Und für jeden Bereich gehört dazu, wie man ihn nach einem Ausfall wieder hochfährt.
Ein Schritt ist erst fertig, wenn seine Doku drin ist. Das gehört in die Abnahme, nicht als Wunsch daneben.
Jede Änderung ist ein Ticket
Das zweite Standbein: Jede Änderung läuft als Ticket. Dann bleibt nachvollziehbar, wer wann was geändert hat und warum. Auch nach Jahren, auch wenn die Person längst woanders arbeitet.
Der BSI-Baustein OPS.1.1.3 „Patch- und Änderungsmanagement“ sagt dazu: Änderungen sollen in allen Phasen, allen Anwendungen und allen Systemen dokumentiert werden. Ein Ticketsystem ist der einfachste Weg dahin, weil die Dokumentation dort entsteht, wo ohnehin gearbeitet wird.
Am Ende: zusammenführen statt neu schreiben
Wenn die einzelnen Schritte durch sind, liegt die Dokumentation schon da. Bereich für Bereich, jeweils frisch geschrieben, als das Wissen noch da war. Der letzte Schritt ist dann kein Schreibprojekt mehr, sondern ein Zusammenführen: aus den Teilen wird ein Betriebshandbuch.
Das kostet auch Zeit. Aber es bleibt nicht liegen, weil der Inhalt schon existiert.
Was daran schwer ist
Ehrlich gesagt: die Disziplin. Am Ende eines langen Wartungsfensters will niemand noch eine Seite schreiben. Genau dann ist die Versuchung am größten, es auf morgen zu schieben.
Deshalb hängt es nicht am guten Willen, sondern an der Abnahme. Kein Haken ohne Doku.
Wohin die einzelnen Teile gehören, steht in Drei Werkzeuge, drei Aufgaben . Und wie ein gutes Namensschema das Nachschlagen erspart, in Fünfzehn Zeichen, und jedes muss etwas sagen .
Wie wir das bei uns selbst machen, mit Hudu als einziger Pflegestelle und Tickets, die daraus von selbst entstehen, steht in Eine Pflegestelle, und die Tickets kommen von selbst .